物资及设备部经理负责编制物资申请计划，提交主管商务的项目副经理进行审批。
物资申请计划作为制定采购计划和向供应商订货的依据，应注明产品的名称、规格型号、单位、数量、主要技术要求（含质量）、进场日期、提交样品时间等。对物资的包装、运输等方面有特殊要求时，也应在物资申请计划中注明。
候选供应商的来源如下：从公司《合格供应商名单》中选择，并优先考虑能提供安全、环保产品的供应商。必要时，项目应在评价前对供应商进行考察。考察的内容应包括：生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力以及对供应商提供保险、保函能力进行必要的调查等。
考察由采购单位组织、项目物资及设备部有关人员参加。考察后，组织者应将考察内容和结论写入供应商考察报告作为供应商进行能力评价的依据。
根据合同约定、业主要求以及工程实际情况，对于需要进行样品/样本审批的物资，项目质量控制部经理应提前确定需要，并向项目物资及设备部提交样品/样本报批计划，明确需要报批物资的名称、规格、数量、报批时间等要求。
物资采购工程师负责样品/样本搜集与询价。收到样品/样本后，采购人应填写样本/样品送审表并随样品/样本一起交与项目专业工程师。物资及设备部经理负责向业主、监理和设计办理报批手续，并将样品/样本报批的结果通知物资采购工程师。
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